Dokumendiregistrite pidamisest

2019. aastal juhtus mitmeid andmelekkeid, kus dokumendiregistrites said avalikuks juurdepääsupiiranguga dokumendid. Enamikel kordadel oli tegemist inimliku eksimusega. Sellistel eksimistel ei ole õigustust, sest selle taga on kogu riigi usaldusväärsus isikuandmete hoidmisel. Keegi ei kahtle selles, et kui riik avalikustab kodanike andmeid ilma õigusliku aluseta, on see äärmiselt kahetsusväärne. Selleks, et selliseid olukordi vältida, tuleb asutustel  vaadata aeg-ajalt oma dokumendiregistreid avalikust (kodaniku) vaatest, millisel juhul on eksimused lihtsalt leitavad.

„Inspektsioonil on edaspidi kindlasti kavas jätkata asutuste dokumendiregistrite kontrollimist nii dokumentide nõuetekohase registreerimise kui avalikustamise osas.“

Suur probleem on samuti dokumendiregistris dokumentide registreerimisega. Kuigi eelmisel aastal inspektsioon dokumendiregistrite seiret läbi ei viinud, siis pisteliste kontrollide käigus selgus, et jätkuvalt ei võimaldata ligipääsu e-kirjadele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut. Dokumendiregistri metaandmed on täidetud puudulikult ja seega pole tihti arusaadav, kas dokumendid on digitaalsed, piiranguga või millisel põhjusel ei võimaldata neile juurdepääsu. Samuti oli osadel asutustel puudujääke dokumendiregistris sellega, et ka asutustelt saadud kirju registreeriti eraisikute kirjadena ning kehtestati ebaseaduslikult juurdepääsupiirangu eraelu kaitseks. Inspektsioonil on edaspidi kindlasti kavas jätkata asutuste dokumendiregistrite kontrollimist nii dokumentide nõuetekohase registreerimise kui avalikustamise osas.

Inspektsioon saab infot dokumendiregistrite puudulikkuse kohta mitte ainult seirete või vaidemenetluste käigus. Inspektsiooni teavitavad puudustest ka asutuste endised töötajad, mis on viinud ka järelduseni, et Andmekaitse Inspektsiooni püütakse ära kasutada kättemaksu organina. Näiteks selliseid juhtumid, kus ametnik on kas koondamise või muul põhjuse teenistusest vabastatud ja esitab oma endise asutuse peale kaebuse dokumendiregistri puuduste kohta, paludes teha asutusele ettekirjutuse, aga hiljem menetluse käigus selgub, et kaebus on esitatud dokumentide osas kui kaebaja on ise on vastutav dokumentide nõuetekohase registreerimise eest.