Andmekaitsest töösuhetes

Viimastel aastatel on üheks enim käsitletavaks teemaks olnud andmekaitse töösuhetes ning muutusi ei toonud ka 2020 aasta. Inspektsiooni poole pöörduti eelkõige seoses videovalve korraldamisega, kuid ka töötaja andmetele ligipääsu ja e-posti aadressi sulgemisega seonduvate küsimustega. Kuigi inspektsioon on eelnevates aastaraamatutes neid teemasid käsitlenud, tasub põhitõed siiski üle korrata ka möödunud aasta menetluste raames. 


TÖÖTAJATE JÄLGIMISE ÕIGUSLIK ALUS

Inspektsioon on tihti pidanud tööandjatele meelde tuletama, et isikuandmeteks on igasugune teave, mille järgi on võimalik inimest otseselt või kaudselt tuvastada. Praktikas on ette tulnud olukordi, kus tööandja soovib jälgida töötaja tegemisi ja liikumisi, kuid töökohustuste täitmist võib kontrollida üksnes viisil, mis ei riku töötaja põhiõigusi. Selline isikuandmete töötlemine saab toimuda tööandja õigustatud huvi alusel.
Reeglina töödeldakse töösuhte ajal isikuandmeid töötajaga lepingu täitmiseks, kuid nt töötaja e-kirjade, internetikasutuse jälgimine või muu taoline kontroll 
liigitub tööandja õigustatud huvi alla. Töötaja kontrollimine on küll tihedalt seotud töölepingust tulenevate kohustustega, kuid see ei ole samal ajal kindlasti vajalik töölepingu täitmiseks. Töötaja nõusolek saab aga töösuhetes isikuandmete töötlemise aluseks olla vaid neil juhtudel, kui isikuandmete töötlemine ei ole vältimatu ning töötajal on tõepoolest võimalik otsustada, kas ta soovib anda nõusoleku isikuandmete töötlemiseks ning tal on võimalus ka nõusolek tagasi võtta. Õigustatud huvile tuginemine eeldab, et tööandja on läbi viinud ja kirjalikult dokumenteerinud põhjaliku huvide hindamise ja kaalumise. Sealhulgas peab hindama, kas e-kirjade lugemine ning interneti ja muude programmide kasutuse jälgimine on mõistlik ja vajalik. Sellises olukorras soovitame kindlasti paika panna ka e-posti ning interneti ning programmide kasutamise reeglid.
Eelnev kehtib ka näiteks töötaja arvutisse paigaldatud tarkvara suhtes, mis teatud aja möödudes teeb töötaja 
arvutiekraanil olevast kujutisest pildifaile ning edastab selle tööandjale, kes neid pildifaile (vastavate isikutega seostatuna) säilitab. Samuti olukorras, kus tööandja nõuab, et töötaja paigaldaks isiklikku telefoni rakenduse, mis töötaja liikumist jälgib või olukorras, kus tööandja paigaldab GPS seadme töö tegemiseks mõeldud sõidukile ning sõiduki kasutaja on tuvastatav.

ANDMETÖÖTLUS ENNE JA PÄRAST TÖÖSUHET VALMISTAS MURET

Inspektsioon sai mitmeid pöördumisi, mis puudutasid isikuandmete töötlemist tööle kandideerimisel. Üldiseks aluseks kandidaadi isikuandmete töötlemiseks on kandidaadi nõusolek, samas võib kandidaadi kohta koguda andmeid ka tema nõusolekuta (näiteks avalikest allikatest, mida kandidaat on ise avalikustanud sotsiaalmeedias jms). Lisaks on potentsiaalsel tööandjal võimalus võtta ühendust eelmise tööandjaga, kuid seda üksnes juhul, kui isik on andnud selleks enda selgesõnalise nõusoleku.


E- posti juurdepääs

Rohkem põhjusi inspektsiooni poole pöördumiseks andis aga peale töösuhte lõppu toimuv andmetöötlus. Eelkõige pöörduti seoses endiste töötajate nimeliste e-posti aadressidega. Üldjuhul antakse töötajale nimeline e-posti aadress töölepingus ettenähtud ülesannete täitmiseks. Pärast töösuhte lõppu ei ole töötaja nimelise e-postiaadressi töötlemiseks enam algset seadusest tulenevat alust (puudub tööleping). Pärast töösuhte lõppu võib aluseks olla töötaja nõusolek (kui e-posti kasutamise reegleid ettevõttes loodud ei olnud) või e-posti kasutamise reeglite olemasolul tööandja õigustatud huvi.
Tööandjal ei ole mingit takistust säilitada ja lugeda töökohustuste täitmisega seotud e-kirju, mis on töösuhte (lepingu) ajal tööalase e-posti aadressi kaudu liikunud. Küll aga ei ole õigust töötaja erakirju avada ega lugeda. Selleks, et vältida või vähendada tõenäosust, et erakirju loetakse, tuleb kehtestada korrektsed reeglid e-postkasti kasutamiseks. Näiteks võib keelata tööalase e-postiaadressi isiklikuks otstarbeks kasutamise ning sätestada reeglid erakirjade eraldi kaustas hoidmise ja kustutamise kohta.
Tuleb märkida, et mida üksikasjalikumalt ja konkreetsemalt on reeglid sõnastatud, seda lihtsam on töötajal nendest juhinduda. Kindlasti tuleb arvestada, et eeskirjadega ei saa tööandja siiski kehtestada selliseid piiranguid ega luua endale õigusi, mis on põhiseaduse või teiste seadustega vastuolus.
Kui e-posti kasutamise reegleid ettevõttes reguleeritud pole ning endine töötaja nõusolekut e-posti avatuna hoidmiseks ei anna, peaks tööandja nimelise e-posti aadressi koheselt pärast töösuhte lõppemist sulgema. Sulgemisega on sealjuures tegemist siis, kui e-postile ei saa kirju kohale toimetada. Kui tööandja ei ole siiski töötaja nimelist e-postkasti sulgenud ja selle jätkuvalt avatuna hoidmiseks puudub õiguslik alus, on inimesel õigus nõuda endiselt tööandjalt oma isikuandmete kustutamist toetudes isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklile 17.