2021. aastal oli väga palju keskmisi või suurettevõtted, kelle osas inspektsioon järelevalvemenetlusi läbi viis – näiteks A. Le Coq AS, Olerex AS, Bauhof Group AS, Selver AS, Coop Eesti Keskühistu, Olympic Entertainment Group AS, Bondora Group AS, Bolt Technology OÜ, OnOFF Jaekaubanduse OÜ, Smarten Logistics AS.
Järelevalvemenetlused puudutasid nii ebaseaduslikke isikuandmete avalikustamisi võrgulehel, inimesele enda kohta käivate isikuandmete väljastamata jätmist kui ka andmekaitsetingimuste, kaamerate ja helisalvestiste kasutamise õigusliku aluse kontrolli.
Oluliste ja korduvate probleemidena tõstaks esile nii nõuetele mittevastavad andmekaitsetingimused, kaamerate liiga lai kasutus töökohtadel ja ebapiisav õigustatud huvi analüüs või selle koostamata jätmine.
Andmekaitsetingimuste koostamine
1. Andmekaitsetingimused tuleb koostada vastavalt tegelikule andmetöötlusele. Tingimused ei saa piirduda näidetega, vaid loetelu peab olema lõplik (välja tuleb tuua muu hulgas kõik eesmärgid, õiguslikud alused, vastuvõtjad (või nende kategooriad), päritoluallikad). Sõnade „näiteks, eelkõige, muu hulgas“ kasutamine ei ole lubatud. Samuti ei ole lubatud tuua välja neid eesmärke või õiguslikke aluseid, mida tegelikult ei kasutata. Kui andmetöötluse eesmärgid/alused muutuvad, siis tuleb andmekaitsetingimusi vastavalt sellele ajakohastada.
2. Andmekaitsetingimustes tuleb üldjuhul välja tuua isikuandmete säilitamise ajavahemik. Tihti viidatakse sellele, et isikuandmeid kasutatakse kuni eesmärkide täitmiseni, kuid see ei ole piisav. Enne tingimuste koostamist tuleb hinnata, milliseid isikuandmeid kui kaua säilitatakse (nt paljudel juhtudel on võimalik tugineda isikuandmete säilitamisel seadusele), samuti õigustatud huvile (eeldab eelnevat hinnangut – sh säilitamise tähtaja vajaduse osas).
3. Kui klientide isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on õigustatud huvi, siis tuleb koostatud õigustatud huvi analüüs lisada kas andmekaitsetingimustesse või tuua tingimustes välja, et analüüsiga tutvumiseks saata e-kiri konkreetsele e-posti aadressile. Töötajatel peab aga olema võimalik õigustatud huvi analüüsiga tutvuda igal ajal (nt puhkeruumis või asutusesiseses infosüsteemis). Töötajatele suunatud andmekaitsetingimustesse tuleb lisada asukoht, kus on võimalik õigustatud huvi analüüsiga tutvuda.
Kaamerad töökohtadel
Võimalus jälgida töötajaid terve tööaja vältel toob kaasa väga suure riive. Töötajal ei ole võimalik teha ühtegi liigutust nii, et tema tegemisi ei oleks võimalik jälgida. See võib omakorda põhjustada töötajates stressi, ärevust ja muid vaimseid probleeme. Kaamerate kasutamine töökohtadel on võimalik, kui eelnevalt on koostatud korrektne õigustatud huvi analüüs ning kaamerate kasutamisel (suunamisel) tagatakse ka tegelikult see, et töötajad jääksid kaamera vaatevälja minimaalselt (töötajate jälgimine kaameratega terve tööaja vältel on keelatud). Näiteks ei ole lubatud suunata kaameraid otse töötajale poe kassas, kui töötaja veedab enamiku oma tööajast kassas. Kui eesmärk on näiteks poemüüja selja taga oleva alkoholileti valvamine või sularaha üleandmise/vastuvõtmise kontroll, siis tuleb kaamera suunata otseselt turvariskile (vältides seejuures töötaja pidevat jälgimist). Kui kaamerate kasutamine töötaja pideva jälgimiseta ei ole võimalik, siis on kaamerate kasutamine üldjuhul keelatud ning kaamerad tuleb eemaldada. Võimalus on kasutada ka muid meetmeid vara kaitseks, nt lukustatud alkoholikapp.
Helisalvestiste kasutamine kaupade ja teenuste pakkumistega tegelevates ettevõtetes
Inspektsioon nõustub, et on olukordi, kus helisalvestistest on kasu. Ent turvalisuse tagamiseks, kliendivaidluste lahendamiseks jms eesmärgil helisalvestiste kasutamise lubatavuse aktsepteerimine viib samasuguse olukorrani, kus oleme videokaameratega. Sellest saaks uus reaalsus igal sammul.
Kuid videovalve pole olnud alati igapäevaelu normaalsus. Aja jooksul ekspluateeritakse videovalvet üha enam, seejuures täienevad videovalve funktsionaalsused ning kvaliteet. Inimesed on aja jooksul leppinud paratamatusega, et videovalvet kasutatakse nii ulatuslikult. Asudes samadel eesmärkidel kasutama audiovalvet, samm-sammult algul mõnedes ettevõtetes, laieneb see valimatult igale poole. Kõik need asjaolud (ähvardamine, solvamine, nõutud küsimuste küsimine) eksisteerivad paljudes teeninduskohtades. Ka näiteks ööpäev läbi avatud olek pole niivõrd eriline asjaolu, et õigustaks audiovalvet. Niisiis ei pea Andmekaitse Inspektsioon audiovalvet olemuslikult lubatavaks kaupade ja teenuste pakkumisega tegelevates ettevõtetes. Audiovalve kasutamist saaksid õigustada üksnes väga erandlikud asjaolud, mida mujal ei eksisteeri.
Nagu öeldud, saaks olla helisalvestiste kasutamine lubatud üksnes juhul, kui seda õigustavad väga erandlikud asjaolud. Seetõttu soovitame ettevõtetel, kes ei ole helisalvestiste kasutamise õiguspärasuses kindlad (puuduvad erandlikud asjaolud), need viivitamata eemaldada. Olukorras, kus audiovalvet soovitakse kas jätkuvalt kasutada või uue lahendusena kasutusele võtta, kontakteeruda eelnevalt inspektsiooniga. Seda seetõttu, et vältida võimaliku olulise rikkumise toime panemist või rikkumise jätkamist.
Õigustatud huvi analüüsi koostamine
- Vastutaval töötlejal või kolmandal isikul on andmetöötluseks õigustatud huvi.
- Isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvide teostamiseks.
- Vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvid kaaluvad üles kaitstava andmesubjekti huvid, põhiõigused ja vabadused.
Õigustatud huvid, mille raames isikuandmeid töödeldakse, peavad olema piisavalt selged ja arusaadavad. Oluline on see, et välja toodud huvid ei ole spekulatiivsed, vaid tuginetakse tegelikule olukorrale (sh tuuakse välja ka faktilised asjaolud). Näiteks kaamerate kasutamise analüüsis ei piisa sellest, kui piirdutakse sellega, et kaamerate kasutamine on vajalik isikute ja vara kaitseks ning tööõnnetuste ärahoidmiseks (tuvastamiseks). Analüüsis saab välja tuua näiteks selle, mitu vargust kuus/aastas toime pannakse. On pandud, millist vara kaitstakse (kui see ei ole ilmselge, nt toidupoe puhul), kui tihti ja milliseid tööõnnetusi on juhtunud, kui tihti ja millistel juhtudel on olnud vajalik kaamerasalvestisi kasutada isikute kaitseks.
Analüüsis välja toodud teave peab andma vastuse sellele, millistes ettevõtte või kolmanda isiku konkreetsetes huvides on tegelikult vajalik kaameraid kasutada. Teiseks on oluline välja tuua kõik andmesubjektide (klientide, töötajate) huvid, mida võidakse isikuandmete töötlemisega kahjustada. Näiteks kaamerate kasutamine võib põhjustada töötajates stressi ja ärevust – töötajatel võib tekkida hirm midagi valesti teha. Mõned näited ka inimestelt. Need on ainult mõned üksikud näited selle kohta, kuidas praktikas kaameraid kasutatakse ning mida töötajad sellistes olukordades tunnevad.
Näide 1. Tööle minnes kästi mul kirjutada seletuskiri selle kohta, miks olin tööajal telefonis ja sooritasin ostu internetipoes. Minu jaoks on häiriv see, tööandja suumib oma kaamerat nii, et telefonis tehtav on talle nähtav ja ta filmib seda. Näide 2. Kaamerate abil dokumenti lisatud andmed: - jalas kontsadeta jalanõud; - registreeritakse klient. Peale registreerimist temaga keegi enam ei suhtle; - klient lahkub, tool laokil, koht üle vaatamata 18 min; - pausil 24 min, kliente 6; - kassas tööl lahtise soenguga; - suhtleb kliendiga käsi puusas; - vestles kliendiga käed nn kinnises asendis; - teenindaja ei tee müügiringi korrektselt. Mõnelt kliendil küsib joogisoovi, mõnest möödub ja vaatab eemalt. Kui eelnevalt oleme tööandjale öelnud, et see pole okei, et meid niimoodi jälgitakse, siis ainuke vastus, mis sellepeale tuleb, on see, et neil on õigus. Näide 3. Paigaldati kaamerad ega selgitatud, miks neid vaja on. Proovitakse läbi jälgimise töötunde loendada. Ma ei tunne end mugavalt, kui ma ei tea, kuidas ja kes mind jälgib ja mis aegadel seda tehakse. Olen maininud juhatuse liikmetele, et see ei ole okei. Selle peale sain vastuse, et minu arvamus ei loe.
Kolmandaks tuleb tasakaalustada ettevõtte ja/või kolmanda isiku õigustatud huve andmesubjektide (töötajate, klientide) huvidega. Siinjuures võrreldakse isikuandmete töötlemisest (kogumisest, kasutamisest, säilitamisest) andmesubjektile tekkida võivat mõju vastutava töötleja õigustatud huvidega ning hinnatakse, kas ja millises ulatuses vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvi kaalub andmesubjekti huvid üles.
Inspektsioon ei kahtle, et teatud juhtudel on vajalik reguleerida ja kontrollida töökohal nii telefoni kasutamist, riietust, soengut kui ka suhtlemisviisi. Siiski ei saa nõustuda sellega, et selliseid kontrolle peaks tegema kaameratega ja muid ning vähem riivavamaid meetmeid eesmärkide täitmiseks ei ole – näiteks on vajadusel võimalik teha pistelisi kontrolle.
Nagu ka varasemalt märgitud, siis töötajate pidev kaameratega jälgimine ei ole lubatud!
Tingimusi, mis võivad tasakaalustamist (kaamerate kasutamise õiguspärasust) mõjutada, on mitu – sh kaamerate asukohad, omadused ja kasutamise eesmärgid. Lisaks on oluline kasutada ka täiendavaid kaitsemeetmeid ehk luua andmesubjektile soodsamaid lahendusi, kui näeb ette õigusakt. Näiteks võib selleks olla kiirem vastamise tähtaeg kui õigusaktis ettenähtu, lihtsam ja kiirem võimalus tutvuda enda kohta käivate andmetega ja logikirjetega, veel suurem läbipaistvus, lihtne vastuväite esitamise võimalus ja sellele kiire reageerimine.
- Kommenteerimiseks logi sisse või registreeru