Videovalve kasutamine on ettevõtetes laialdaselt levinud, paraku ka selle väärpraktika, mistõttu tegeles inspektsioon ka 2023. aastal väga paljude tööandjate andmekaitsealase teadlikkuse tõstmisega.
Paljud tööandjad ei ole teadlikud, milline õiguslik alus kaameratega andmetöötlust võimaldab ning tuginevad ekslikult töötajate nõusolekule, näiteks kogudes selleks töötajatelt allkirjad. Samuti on levinud, et tööandja lihtsalt teavitab andmetöötlusest töölepingus. Töösuhtes ei ole pooled võrdses positsioonis ning seega on vähetõenäoline, et töötaja annab sellistel juhtudel enda jälgimiseks heakskiidu vabatahtlikult, mistõttu ei saa neid viise pidada üldmääruse tingimustele vastavaks tahteavalduseks. Seega on videovalve puhul töötajate isikuandmete töötlemise peamiseks võimalikuks aluseks õigustatud huvi. Sellele alusele saab aga toetuda üksnes siis, kui tööandja on kaalunud eelnevalt mõlema poole huve ning jõudnud järelduseni, et kaamerate kasutamine ei riiva töötajate huve ülemääraselt.
Enne videovalve kasuks otsustamist tuleb läbi mõelda:
- kas ja milline on selle kasutamise vajadus ning kas kasu kaalub üles jälgimise negatiivsed mõjud,
- kas videovalve rakendamiseks on olemas selge üheselt mõistetav eesmärk ning
- kas see on efektiivne vahend või on olemas teisi vahendeid, mis isikute õigusi vähem riivaks.
Terve tööaja vältel kaamerate vaateväljas töötamine kujutab endast väga intensiivset õiguste riivet ning võib töötajate vaimset heaolu mõjutada. Lisaks sellele, et pidev jälgimine piirab isikute väljendusvabadust, võib jälgimine põhjustada stressi ja töövõime langust. Seetõttu tuleb kaamerate kasutamisel töökeskkonnas hoolikalt kaaluda, kas isikutele tekitatav mõju on proportsionaalne taotletavate eesmärkide suhtes.
Kaameraid kasutatakse tihti ülemääraselt ja valedel eesmärkidel – need on paigaldatud ettevõtte igasse ruumi ja nurka või eesmärgiga töökohustusi ja tööajast kinnipidamist kontrollida. Jälgimisseadmeid ei saa töökohal kasutada üldise viitega võimalikele rikkumistele, vaid need peavad olema suunatud konkreetselt määratletud turvaprobleemi lahendamisele. Inspektsiooni töölauale on jõudnud ka juhtumeid, kus video- ja audiosalvestiste abil sooviti lahendada kolleegide vahelisi erimeelsusi ja konflikte klientidega. Ettevõtte sisekorra tagamiseks saab jälgimisseadmeid kasutada vaid juhul, kui nende eesmärgiks on ennetada füüsilisi turvaintsidente, näiteks ohtlike seadmete kasutamisest tingitud võimalikke tööõnnetusi. Seega võib paigaldada videovalve töötajate tõsiste rikkumiste ennetamiseks ja avastamiseks, küll aga ei või salvestiste abil menetleda töötajate teisi väiksemaid rikkumisi.
Eesmärk ei pühitse alati abinõu – kuigi kaamerate kasutamine on peaasjalikult lubatud turvalisuse tagamiseks ja vara kaitseks, ei saa neid siiski igale poole paigaldada, näiteks puhke-, riietus-, duši- ja tualettruumidesse. Paljudel juhtudel on eesmärgi saavutamiseks ka paremaid alternatiive, mis ei kätke isikuandmete töötlemist, näiteks lukud ja turvaelemendid, millega saab vargusi ja vandalismi tõhusamalt ennetada. Kasutatavad meetmed peavad olema adekvaatsed ja proportsionaalsed nende riskide suhtes, mida soovitakse maandada, seega tuleb teostada töötajate jälgimist võimalikest leebemail viisil. Kui leidub isikute õigusi vähem riivav alternatiiv, näiteks vara kaitseks turvatöötaja palkamine või töökonfliktide lahendamiseks personalitöötaja kaasamine, tuleks seda eelistada. Tööprotsesside jälgimiseks ei ole kaamerad ainuke lahendus ning reaalajas töötajat jälgida võimaldava süsteemi kasutamine on selgelt ülemäärane, kui on olemas teisi vahendeid eesmärkide saavutamiseks. Kaamerad ei tohiks kompenseerida personalitöötajate puudust või asendada teisi töötajate juhendamise või juhtimise meetodeid.
Videovalve kasutamise vajaduse väljaselgitamine on oluline ka sobiva tehnika, kaamerate vaatevälja ja funktsioonide ning asukohtade valimisel ja seejuures tuleks lähtuda isikuandmete minimaalse töötlemise põhimõttest. Kui ettevõttel on vaja jälgida fikseeritud ala, näiteks sissekäiku või kassat, pole vajalik paigaldada 360-kraadise vaateväljaga või pööramise ja suumimise funktsioonidega kaamerat. Inspektsioon on seisukohal, et kaameratega heli salvestamine on üldiselt keelatud ning me ei ole veel praktikas kohanud juhtumit, kus selline tööandja sekkumine töötajate privaatsusesse oleks põhjendatud. Nende lisafunktsioonide rakendamine loob ettevõttes ebameeldiva tööõhkkonna, sest kui töötaja iga liigutust jälgitakse või pealt kuulatakse, tekitab see ebamugavust, hirmu ning usaldamatust. Igasuguste lisavõimaluste kasutamise puhul on ettevõttel väga keeruline tõendada andmekaitsenõuete täitmist ning saadav kasu ei kaalu tihti üles nende negatiivset mõju.
Üheks põhiliseks probleemiks on endiselt ka andmetöötluse läbipaistmatus – töötajaid ei ole videovalvest teavitatud, dokumentatsioon on puudulik või puudub üldse. Enne videovalvega alustamist peab ettevõte panema paika reeglid, mis eesmärkidel neid kasutatakse, kes ja mis juhul võib salvestistele ligi pääseda, kui kaua salvestisi säilitatakse ning looma võimaluse kontrollida andmetöötluse õiguspärasust andmetöötlustoimingute registri abil. Töötajal peab olema võimalik aru saada, kas ja kuidas tema tegevusi jälgitakse. Seetõttu on vaja paigaldada videovalvest teavitavad sildid ning ettevõttesiseselt informeerida töötjaid ka andmekaitsetingimuste, töökorralduse või sisekorra reeglitest, mida on töötajatele tutvustatud ning mis on alati lihtsasti kättesaadavad. Töötajal peab olema võimalik saada igal ajal tööandjalt teavet ja selgitusi oma isikuandmete töötlemise kohta ning esitada sellele vastuväiteid.
Kokkuvõttes peab tööandja enne kaamerate kasutamise alustamist olema läbi mõelnud videovalve vajaduse ja eesmärgi, viies läbi õigustatud huvi hindamise, videovalve kasuks otsustades tuleb see dokumenteerida ja töötajaid informeerida, luues kaamerate kasutamise tingimusi ja eesmärke tutvustavad andmekaitsetingimused ja teavitussildid.
- Kommenteerimiseks logi sisse või registreeru